Informationen zum Datenschutz

Übersicht

• Informationen zur Rolle der Datenschutzansprechperson
• Informationen der/des behördlichen Datenschutzbeauftragen im Serviceportal
• Kontaktmöglichkeit
• Stellungnahme zur Verarbeitungsbeschreibung

Informationen zur Rolle der Datenschutzansprechpersonen

Die Rolle der Datenschutzansprechperson des Departments Psychologie (derzeit: Dr. Nicole Heitzmann, Lehrstuhl für Empirische Pädagogik und Pädagogische Psychologie) ist es, vermittelnd und lenkend zwischen den Anwender*innen in Forschung und Lehre am Department und dem behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universität zu stehen. Dazu gehört

1. Unterstützung der organisatorischen Einheit/Dienststelle (= Department Psychologie)
2. Koordination bei der Wahrnehmung von Betroffenenrechten
3. Meldung von (etwaigen) Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
4. Unterstützung der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten (z.B. beim Informationsfluss)

Umfassende Informationen der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Im Serviceportal hat das Team Datenschutz eine umfangreiche Sammlung an Informationen bereitgestellt, die die meisten anfänglichen Fragen abdecken dürften. Bitte überprüfen Sie vor einer persönlichen Kontaktaufnahme, ob Ihre Fragen hier auch schon beantwortet werden können. Sie finden das Angebot hier im Serviceportal.

Grundsätzlich gelten folgende Regelungen:

• Privatgeräte sind grundsätzlich nicht zugelassen
• Bitte treffen Sie zu Hause und speziell beim mobilen Arbeiten Vorsichtsmaßnahmen, damit es weder zu Datenverlust noch Datendiebstahl kommt.
• Verwenden Sie sichere Passwörter und lassen sie keine sensiblen Unterlagen frei liegen.
• Sperren Sie Ihren Dienstrechner, wenn sie ihn verlassen.
• Nutzen Sie den Outlook Web Client.
• Schließen Sie sensible Akten weg und achten Sie darauf, dass Besucher keine Daten auf Ihrem Tisch sehen können.
• Nutzen Sie für dienstliche Zwecke nur Ihre dienstliche E-Mail Adresse.
• Sperren Sie Ihr Büro ab sobald Sie es verlassen.
• Vernichten Sie Dokumente nach der Speicherfrist fachgemäß. Die Zeiträume können im Service Portal eingesehen werden.

Zusätzlich weisen wir darauf hin, dass Sie sich im Serviceportal inzwischen mit einer recht umfangreiche Sammlung praktischer Tipps über die Einhaltung der Datenschutzvorgaben in unserer alltäglichen Arbeit informieren können. Zum Serviceportal können Sie sich hier anmelden. Der Bereich Datenschutz deckt beispielsweise folgende Rubriken und Unterpunkte relevanter Bereiche in Administration, Forschung und Lehre ab:

Praktische Anwendungen des Datenschutzes

• Datengeheimnis und Verschwiegenheit im Umgang mit Personaldaten in der Verwaltungspraxis
• Aufbewahrungsfristen und Datenlöschung und -vernichtung
• Informationspflichten bei der Datenerhebung
• Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten
• Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag und Datenübermittlung in ein Drittland
• Nutzung von Video- und Fotokameras

Datenschutz bei wissenschaftlichen Forschungsvorhaben

• Medizinische Forschung
• Online-Umfragen
• Forschung an Schulen

Datenschutz in der Lehre und bei Lehrevaluationen

• Verarbeitung von Studierendendaten
• Nutzung von Teilnahmelisten
• Notenbekanntgabe
• Einsatz von Plagiatssoftware
• Nachweis der Prüfungsunfähigkeit
• Lehrevaluation
• Wissenschaftliche Vorträge und Lehrproben im Rahmen von Berufungsverfahren

Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass...

• Verarbeitungsverzeichnisse bis zur Einführung eines technisch einfacheren elektronischen Verzeichnisses von Ihnen per E-Mail an Dr. Nicole Heitzmann (datenschutz.psychologie@psy.lmu.de) geschickt, und dann von uns an den behördlichen Datenschutzbeauftragten weitergeleitet werden. (Näheres siehe auch unten)
• Meldungen eines Datenschutzvorfalls (unbefugte Dritte erhalten Zugang zu personenbezogenen Daten) erfolgen im ersten Schritt an die Datenschutzansprechperson sowie den behördlichen Datenschutzbeauftragten per Meldeformular (Serviceportal). Ist der Vorfall gravierend und muss durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten dem bayerischen Landesbeauftragten für Datenschutz gemeldet werden, muss dies innerhalb von 72 Stunden erfolgen. Hier ist also unbedingt Eile geboten!

Kontaktmöglichkeiten

Für den Fall, dass

• Ihre Frage nicht über das Angebot im Serviceportal beantwortet wird
• Sie eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten feststellen, z.B. weil Unbefugte sich Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten verschafft haben (könnten)
• Sie eine Stellungnahme der lokalen Datenschutzansprechperson für Ihre Verarbeitungsbeschreibung benötigen (weitere Info s.u.)
• Sie weitere Fragen haben,

erreichen Sie die Datenschutzbeauftragte per E-Mail: datenschutz.psychologie@psy.lmu.de

Bitte beachten Sie, dass es zu Zeiten erhöhter Lehraufgaben (Klausuren, Semesterbeginn) unter Umständen vorkommen kann und wird, dass Ihre Mail nicht unmittelbar beantwortet werden kann.

Näheres zur Stellungnahme der lokalen Datenschutzansprechperson zur Verarbeitungsbeschreibung

Für Ihre Beschreibung einer Verarbeitungstätigkeit benötigen Sie unter Punkt 11 eine Stellungnahme der lokalen Datenschutzansprechperson.

In dieser Beschreibung sollte - kurz gesagt - klar werden, welche Daten Sie warum von welchem Personenkreis erheben, wer auf die Daten Zugriff hat, wie Sie sicherstellen, dass die Daten geschützt sind und wann Sie die Daten wieder löschen. In Zukunft soll der ganze Prozess komplett online möglich sein, bis dahin müssen wir uns mit folgendem Vorgehen behelfen:

1. Sie schicken das möglichst vollständig ausgefüllte Dokument als .docx-Datei an: (datenschutz.psychologie@psy.lmu.de)
2. Wir kommentieren und weisen auf fehlende oder unzureichende Informationen hin die Sie bitte ergänzen.
3. Wir wiederholen Schritt 1. und 2. bis wir keine Probleme mehr entdecken.
4. Wir leiten die Beschreibung an den behördlichen Datenschutzbeauftragten weiter.
5. Der Datenschutzbeauftragte kommentiert und weist auf fehlende oder unzureichende Informationen hin, schickt das Dokument an uns und wir dann wieder Ihnen zu, damit Sie es entsprechend ergänzen können.
6. Wir wiederholen Schritt 1, 4 und 5, bis auch der Datenschutzbeauftragte keine Einwände mehr hat.